STRUCTURE ORGANIQUE DE L’ENTREPRISE ADI.CONSTRUCT SARL

1. ORGANIGRAMME

2. LES ATTRIBUTIONS

2.1. L’ADMINISTRATEUR DIRECTEUR GÉRANT

• Coordonner toutes les activités de l’entreprise,
• Engager l’entreprise à l’extérieur,
• Accomplir tous les actes nécessaires et utiles à l’accomplissement de l’objet social,
• Ordonner le décaissement de fonds après étude physiques des dossiers,
• Convoquer les réunions dévaluation des dépenses et suivis des activités de l’entreprise,
• Procéder à des remplacements des travailleurs en cas de contreperformances,
• Entériner les sanctions et les actions disciplinaires infligées aux cadres et agents,
• Mettre en œuvre un système de suivi et d’évaluation de toutes les activités de l’entreprise.

2.2. L’ASSISTANT DE L’ADMINISTRATEUR DIRECTEUR GERANT

• Charger des suivis et d’exécution des tâches spécifiques lui confiées par l’administrateur gérant,
• Recevoir les rapports de différents chantiers, après lecture et analyse technique et financière, préparer la synthèse de chacun et soumettre à l’ADG avec recommandations pour des décisions éventuelles,
• Participer aux réceptions des ouvrages et aux réunions de passation des marchés,
• Représenter l’Administrateur Directeur Gérant en cas d’empêchement dans les réunions et d’autres activités.

2.3. COLLEGE DES CONSEILLERS

Ils ont un rôle consultatif de façon à :

• Garantir et rappeler les dispositions des textes légaux et conventionnels régissant le monde des affaires ;
• Assurer le contrôle de conformité aux règles de gestion ;
• Mener des réflexions pour améliorer les performances et renforcer la capacité du personnel ;
• Gérer les contentieux et suivre les dossiers des créances ;
• Mener les missions à la demande de la hiérarchie ;

2.3.1. Conseiller juridique

• Mener des études d’ordre juridique concernant l’entreprise,
• Participer à l’élaboration des accords conclus par l’entreprise,
• Suivre l’exécution des contrats et accords conclus par l’entreprise,
• Donner des avis juridiques sur tous les dossiers de l’entreprise,
• Assurer le suivi des dossiers juridiques et judiciaires,
• Traiter les litiges et les contentieux,
• Elaborer le rapport mensuel des activités à adresser à la direction générale,

2.3.2. Conseiller Fiscale

• Conseiller la direction générale en matière fiscale,
• Produire les statistiques de production,
• Aider les agents commerciaux à monter les stratégies pour la recherche des marchés et celles de marketing des produits et de services de l’Entreprise envers les tiers,
• Conseiller la direction générale en matière des règles etprocédures fiscales,
• Gérer les dossiers relatifs à la fiscalité et parafiscalité,
• Suivre et rappeler les échéances fiscales,
• Elaborer les stratégies fiscales et Gérer les contentieux fiscaux,
• Vérifier l’application des normes, des procédures fiscales,
• Donner des avis fiscaux sur différents dossiers de l’entreprise,
• Elaborer le rapport mensuel des activités à adresser à la direction générale,

2.3.3. Conseiller technique

• Concevoirdes stratégies techniques pour le bon fonctionnement de l’entreprise
• Examiner tous les dossiers techniques de l’entreprise
• Emettre un avis technique sur chaque dossier
• Descendre sur chantier en compagnie des différents chefs pour suivre l’avancement des travaux
• Vérifier l’état général des engins et leurs affectations aux différents chantiers
• Contrôler les fiches signalétiques des engins lourds et véhicules
• Rédiger le rapport circonstancié sur l’évolution des différents chantiers et sur la situation générale des engins,
• Elaborer le rapport mensuel des activités à adresser à la direction générale

2.4. SERVICE DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES

2.4.1. Le chef de service de l’administration et des finances

• Coordonner toutes les activités de ce service,
• Rendre compte du fonctionnement quotidien de toutes les activités de ce service à l’administrateur directeur gérant,
• Suivre le bon fonctionnement de différentes divisions sous sa responsabilité,
• Donner les instructions à tous les niveaux inferieur en qualité du premier animateur du service,
• Régler tous les problèmes administratifs et financiers,
• Recourir à l’administrateur directeur gérant avec des propositions pour les dossiers qui dépassent son niveau ou qui sont tournés vers l’extérieur de l’entreprise,
• Rédiger un rapport journalier qui ne doit pas dépasser deux pages,
• Rédiger le rapport mensuel des activités du service à adresser à l’administrateur directeur gérant,

2.4.2. Division de l’administration, de la gestion du personnel et intendance.

2.4.2.1. Le chef de division

• Coordonner les activités de la division,
• Rédiger le rapport d’activités à adresser au chef de service,

2.4.2.2. Bureau de l’administration et gestion du personnel

• Tenir et gérer le fichier signalétique du personnel,
• Préparer et élaborer les documents de la paie
• Assurer la gestion des courriers (rédaction, expédition, réception),
• Gérer les dossiers du personnel,
• Assurer la circulation des messages, communiqués de service au sein de l’entreprise,
• Présenter le rapport mensuel au chef de service.

2.4.2.2.1. Cellule intendance

• Constater les pannes et d’autres défectuosités et puis faire la de-mande d’intervention,
• Tenir l’inventaire et la maintenance du patrimoine mobilier et immobilier,
• Faire rapport des travaux de l’électricité, de la climatisation, de la plomberie, de la peinture pouvant subvenir dans les bureaux du siège social,
• Présenter le rapport mensuel et annuel d’activités à adresser au chef de service,

2.4.3. Division des finances

2.4.3.1. Le chef de division des finances

• Coordonner les activités de la division,
• Rédiger le rapport d’activités à adresser au chef de service

2.4.3.2. Bureau de trésorerie

• Conserver les fonds mis à sa disposition,
• Effectuer le paiement sur l’ordre dela hiérarchie,
• Exécuter la paie du personnel
• Rédiger le rapport mensuel d’activité à déposer au chef de division,

2.4.3.3. Bureau de la comptabilité et fiscalité

• Mettre en œuvre les procédures comptables et tenir à jour la comptabilité
• Traiter les pièces justificatives venant de la cellule des apprivoisements,
• Classer etconserver les pièces comptables,
• Produire les états financiers annuels,
• Déclarer et payer les impôts et taxes,
• Suivre la situation des cautions et garanties,
• Mener les études des couts et élaborer les tableaux d’exploitation analytiques,
• Elaborer des prévisions budgétaires,
• Elaborer le rapport comptable,
• Tenir à jour le fichier des immobilisations et plan d’amortissement,
• Rédiger le rapport mensuel d’activité à déposer au chef de division,

2.4.4. Cellule des approvisionnements

• Prospecter les marchés pour les achats,
• Faire les analyses comparatives des prix,
• Assurer l’organisation des approvisionnements,
• Assurer l’expédition des matériels et matériaux vers différents chantiersmoyennant le bon de sortie signé par le chef de service,
• Expédier les pièces justificatives des achats au bureau de comptabilité,
• Gérer les stocks dans les magasins,
• Présenter le rapport des approvisionnements et la situation de stock,
• Rédiger le rapport mensuel à adresser au chef de service

2.4.5. Cellule informatique

• Mettre en œuvre le schéma directeur informatique,
• Elaborer les prescriptions techniques pour l’acquisition des matériels et consommables informatiques,
• Planifier la maintenance des matériels informatiques,
• Assurer la gestion du site web de l’entreprise,
• Présenter le rapport mensuel d’activités au chef de service,
• Participer à l’ouverture des offres,
• à l’analyse des cahiers d’appel d’offre

2.5. SERVICE D’EXPLOITATION

2.5.1. Le chef de service

• Responsable numéro un d’assurance qualité et sécurité santé et de la gestion d’environnement. Fait stimuler sa notion et fait appliquer ses règlementations (Prévention des accidents),
• Ordonner, piloter et coordonner toutes les activités de son département. recevoir les instructions hiérarchiques et le faire respecter. Traiter et faire traiter des dossiers reçus,
• Approuver les dossiers des travaux et programmation,
• Approuver le programme d’utilisation des engins et leur maintenance,
• Descendre sur terrain pour inspecter sur l’état d’avancement des différents chantiers,
• Aider les chefs des divisions, des bureaux et des cellules à mieux exécuter leurs tâches,
• Faciliter le travail des exécutants dans les meilleures conditions d’hygiène et de sécurité,
• Donner au personnel des directives précises d’exécution indispensable au bon fonctionnement des chantiers,
• Rédiger le rapport synthèse mensuel d’activité du service à adresser à l’administrateur directeur gérant,
• Rédiger un rapport journalier qui ne doit pas dépasser deux pages.

2.5.2. Division Etudes Techniques et Financières des projets et de gestion des travaux d’exécution

• Elaborer les plans d’assurance qualité, sécurité et gestion d’environnement. Faire appliquer sa politique et cela à tous les niveaux de responsabilité,
• Coordonner toutes les activités de la division,
• Réceptionner tous les dossiers des travaux à exécuter,

1. Pour les dossiers Avis d’appel public ou restreint :En binôme avec son chef de service font élaborer par le service technique les offres des prix de la division à présenter,
2. Pour l’ordre de service de commencer les travaux d’exécution : En binôme avec le chef de chantier désigné et l’équipe technique de la division effectuent l’organisation et la préparation de l’exécution (préparation de chantier).

• Faire approuver les plans d’exécution des travaux, à livrer au chantier,
• Délivrer tout ordre de service, procéder aux constats contradictoire (Notes de service – Ordres de service),
• En binôme avec le chef de chantier(s) établissez le(s) planning(s) hebdomadaire(s) d’exécution des travaux (sous détails) planning du projet. Recadrer des éventuels ratés de la semaine précédente,
• Visiter des chantiers pour suivre et veiller au respect du planning d’exécution des travaux,
• Aider les chefs de bureau à mieux faire leurs travaux,
• Assurer l’autocontrôle du déroulement des travaux d’exécution.

Contrôle interne ou autocontrôle permanents

1. Contrôle des interfaces, des points critiques, des points d’arrêt,
2. S’assurer que les documents d’exécution ainsi que les ouvrages en cours de réalisation respectent les dispositions des études effectuées,
3. S’assurer de la conformité entre documents produits au chantier (rapport des chantiers) et l’exécution des travaux en application du contrat,
4. Vérifier les Projets De Décomptes Mensuel (P.D.M) ou les demandes d’avance à présenter,

• Etablir les états d’acomptes,
• Vérifier les projets de décompte final à établir,
• Etablir le décompte général,
• Organiser les opérations préalables à la réception des travaux,
• Assurer le suivi des réserves formulés lors de la réception des travaux jusqu’à leur levée,
• Procéder à l’examen des éventuels désordres signalés par le Maître d’ouvrage pendant la période de garantie de parfait achèvement,
• Préparer les Procès-verbaux de réception,
• Mise à jour des pièces contractuelles.
• Préparer la réception des travaux - livraison,
• Etablir le bilan de l’entreprise.
• Elaborer le rapport synthèse des activités de la division,
• Rédiger le rapport mensuel et annuel des activités à adresser au chef de service,

N.B : Les dossiers de Conception et Etudes d’Architecture, du Génie-civil et Construction et Construction Métallique peuvent éventuellement faire l’objet d’une sous-traitance.

2.5.3. Chantiers

• Le chef de chantier en binôme avec le(s) chef(s) d’équipe, organisent, animent et mènent les équipes des ouvriers et font exécuter les travaux en conformité aux :

1. Plans et prescrits des projets,
2. Plans et méthodes d’exécution issues de la préparation du chantier.

• Respecte et fait respecter l’application :

1. Le plan particulier de sécurité et protection de la santé,
2. Le plan d’assurance qualité construction,
3. Le planning d’exécution des travaux.

• Exploite le planning d’exécution

1. Pointer l’avancement des travaux dans le temps,
2. Mettre à jour le planning des travaux.

• Suit le déroulement du chantier

1. Prévoir les approvisionnements de matériaux et matériels en fonction du planning d’exécution,
2. Enregistre les prestations de Main-d’œuvre,
3. Enregistre les consommations des matériaux,
4. Enregistre le temps d’utilisation des matériels et des engins de chantier,
5. Enregistre les évènements fortuits, accidents de travail, pannes de matériels, intempéries,
6. Déclenche les repliements de matériels.

• De contrôler techniquement une exécution de travaux

1. Contrôler qualitativement et quantitativement les livraisons de matériaux, matériels et fournitures,
2. Contrôler l’emploi rationnel des matériaux et matériels,
3. Veiller au respect des exigences techniques de mise en œuvre.

• De gérer le déroulement du chantier

1. Établir l’état cumulé des quantités s’ouvrages réalisées,
2. Établir les écarts avec les prévisions sur les temps passés, les fournitures utilisées et les matériels employés,
3. Établir le bilan de ces écarts et donner les cotes d’alerte pour les états critiques.

• Etablir les rapports journaliers et hebdomadaires à transmettre à la hiérarchie : Quantité réalisées, consommations en matériaux bons de livraisons, consommation en main-d’œuvre, utilisation des engins, feuilles d’heures.
• Participer aux réunions de chantier et rédiger les comptes-rendus correspondants,
• Anticipe et recadre des éventuels ratés.

2.5.4. Division des engins

2.5.4.1. Le chef de Cellule engin

• Coordonner toutes les activités de la division,
• Donner le programme de maintenance et les entretiens périodiques en collaboration avec le responsable de maintenance,
• Donner le programme d’utilisation des engins,
• Rédiger le rapport d’activités à adresser au chef de service,
• Tenir à jour le cahier de prescriptions techniques,
• Rédiger le rapport d’activités à adresser au chef de service.

2.5.4.2. Cellule de maintenance

• Assurer la gestion de charroi automobile et équipements,
• Exécuter le programme d’entretien périodique,
• Donner l’état technique de tous les engins,
• Suivre l’exécution des travaux d’entretien et de réparation du charroi automobile,
• Rédiger le rapport d’activités sur l’état des engins,

2.5.4.3. Cellule dispatching

• Affecter les engins et machines vers les différents chantiers et utilisations isolées,
• Affecter le personnel de conduite,
• Elaborer le planning journalier d’affectation,
• Suivre l’utilisation sur terrain,
• Rédiger le rapport d’activité à adresser au chef de division engins en précisant l’état de chaque engin et équipement,
• Connaitre la position de chaque engin à tout moment que la hiérarchie le demande.

2.6. CELLULE COMMERCIALE ET DE MARKETING

• Rechercher le marché
• Faire connaitre à l’extérieur les services que l’entreprise peut rendre,
• Faire connaitre à l’extérieur les engins qui peuvent être mis en location par l’entreprise,
• Faire connaitre à l’extérieur les différentes fabrications de l’entreprise et les conditions pour la vente,
• Etude des prix,
• Rédiger le rapport des activités de la cellule à adresser à la direction générale,